Kryzysy oprócz siania przerażenia mają też swoje dobre strony - rodzą innowacje. Pękająca w pierwszej połowie 2000 r. „bańka internetowa” spowodowała krach na giełdach, ale też upowszechnienie nowego podejścia do internetu tzw. web 2.0. Podejścia, które rewolucjonizuje obecnie m.in. zarządzanie projektami. Treść serwisów internetowych przestała być generowana tylko przez wysoko opłacanych twórców profesjonalnych, ale zaczęli ją tworzyć sami użytkownicy. Najlepszymi przykładami jest tutaj Nasza-Klasa.pl (obecnie nk.pl) i Facebook.

 Zmiana filozofii tworzenia treści serwisów internetowych sięgnęła dużo dalej niż tylko wymiany zdjęć z wakacji czy intymnych komentarzy, ogłaszanych całemu światu. Podejście tego typu, wspierane przez cloud-computing (tzw. przetwarzanie w chmurze), rewolucjonizuje sposób prowadzenia biznesu, w tym także zarządzania projektami. Pozwala również obniżyć koszty przygotowania i nadzorowania realizacji zadań.

Przedstawione przykłady czterech usług internetowych są arbitralnie wybranymi z tysięcy, jakie można znaleźć w sieci. Założeniem było, aby w wersji podstawowej były one bezpłatne i dostępne w języku polskim lub angielskim.

Rozszerzenie wersji językowych wynikało z faktu, że z samej zasady serwisy web 2.0, opierają się na treściach generowanych przez użytkowników. Kilka prostych słów, tworzących interfejs użytkownika w języku angielskim, nie powinno stanowić zatem dużej trudności dla korzystania z aplikacji. Dodatkowo tworzący te portale zazwyczaj dokładnie śledzą z jakich państw jest największy ruch na ich stronach, co często jest argumentem za spolonizowaniem serwisu. Nigdy nie wiadomo kiedy nasz angielskojęzyczny portal przywita nas w rodzimym języku. Np. Facebook w wersji polskiej ukazał się zaraz po największych językach świata. Dodatkowym czynnikiem decydującym o wyborze była możliwość zarządzania wiedzą, generowaną w trakcie realizacji działań.

Cały cykl projektowy składa się z wielu etapów i często przejście do kolejnego wiąże się z decyzjami zewnętrznymi (np. przyznanie dofinansowania ze środków unijnych). W doborze oprogramowania ważna jest ta przesłanka, ze względu na optymalizację czasu pracy, czyli „aby nie robić więcej niż potrzeba na danym etapie, bo szkoda na to czasu”.

Przedstawione serwisy to Mindmeister, Gmail i Google Apps oraz Manymoon. Wszystkie umożliwiają przynajmniej częściową integracje informacji między sobą, a ich połączenie tworzy wartość dodaną.

Cztery prezentowane serwisy są to usługi on-line (niektóre umożliwiają czasową edycję danych bez dostępu do internetu). Według mnie jest to kluczowe dla dobrego oprogramowania. Dane nie są przechowywane na dysku komputera, ale w tzw. chmurze. Są dostępne z dowolnego komputera (a nawet telefonu) podłączonego do sieci. Nie musimy się martwić, że nagle trzeba podjąć ważną decyzję, a my nie mamy kluczowych danych, bo akurat nie zabraliśmy laptopa i w domu będziemy za trzy dni.

Mindmeister.com to serwis umożliwiający tworzenie tzw. map myśli (szczegółowe informacje można znaleźć pod adresem http://pl.wikipedia.org/wiki/Mind_Maps). Jest to jedna z najlepszych metod pracy grupowej nad identyfikowaniem problemów i założeniami projektowymi. Pozwala na gromadzenie w przejrzysty sposób dużej ilości danych, a dopiero później ich łatwe grupowanie i kategoryzowanie, prowadzące do wyodrębnienia zadań projektowych.

Wersja podstawowa jest bezpłatna i otrzymujemy możliwość budowy trzech map myśli. Możliwa jest współpraca w czasie rzeczywistym. Nad projektem niekoniecznie musimy pracować w jednej sali, ale możemy zapraszać osoby z dowolnego zakątka świata.

Rejestracja jest bardzo prosta. Klikamy przycisk „Sign up” w prawym, górnym rogu strony i podajemy adres e-mail (o zakładaniu darmowego konta pocztowego będzie w dalszej części artykułu) oraz podstawowe dane o sobie. Otrzymujemy list elektroniczny z linkiem umożliwiającym zalogowanie.

Ekran startowy użytkownika jest bardzo przejrzysty. „My first Mind Map” to wizualna instrukcja obsługi w języku angielskim. Najważniejsze przyciski przy tworzeniu kolejnych gałęzi mapy to „Return” i „Insert”. Ten pierwszy dodaje nową gałąź tej samej kategorii, a drugi tworzy podkategorię.

Ważną opcją Mindmeister jest możliwość zlecania zadań i ich kontroli. Jeśli w prawym panelu interfejsu klikniemy “Extras” a następnie znaczek zakończonego zadania, nazwany „Tasks” oraz opcję „Advanced”, zobaczymy okno, umożliwiające przypisanie daty wykonania zadania i osoby za to odpowiedzialnej. Mamy też możliwość ustawienia przypomnienia e-mailowego o zbliżającym się terminie realizacji. Taka opcja umożliwia kontrole pracy na etapie przygotowawczym, a także tworzenie harmonogramów przyszłych działań. Wersja płatna serwisu umożliwia np. późniejszy eksport zadań do programu Microsoft Project.

Kolejne dwa serwisy to właściwie odmiany tego samego pakietu usług, bezpłatnie oferowanych przez największą na świecie firmę, zajmującą się wyszukiwaniem danych w internecie - Google Inc. Gmail i Google Apps to pełny pakiet biurowy w wersji on-line, porównywalny do Microsoft Office (zresztą firma ta także od niedawna udostępnia swój produkt w bezpłatnej wersji internetowej).

Czym się różnią od siebie Gmail i Google Apps? Drugi nie jest do końca darmowy. Umożliwia jednak posiadaczom domen, czyli adresów internetowych, korzystanie z usług Google pod swoją nazwą. Nie mamy dzięki temu adresu pocztowego jan.kowalski@gmail.com, ale jan@kowalski.com. Google Apps jest bezpłatne, ale kupno domen już tak. Należy jednak pamiętać, że dziś nie jest to już koszt kilkuset złotych, ale kilkunastu (np. 14 zł. za roczną domenę w serwisie NetMark.pl). Jeśli poważnie myślimy o realizacji jakiegoś projektu to warto zainwestować tą równowartość dwóch - trzech piw i nadać naszym działaniom, przynajmniej w internecie, bardzo profesjonalną oprawę.

W wypadku Gmail.com rejestracja jest równie prosta, jak w wypadku Mindmeister.com. Klikamy „Utwórz konto” w prawy, dolnym rogu. Podajemy swoje dane i po kilku minutach otrzymujemy darmowy dostęp do poczty elektronicznej o pojemności ponad 7 GB oraz pakietu usług.

Google Apps są dostępne pod adresem http://www.google.com/apps/intl/pl/group/index.html. Ważne jest tutaj rozróżnienie między wersją profesjonalną a standardową usługi. Ta pierwsza jest bowiem płatna. Tutaj również podajemy swoje dane i adres e-mail. Mamy dostęp do wielu opcji dodatkowych w porównaniu do Gmail, ale wymagają one znajomości podstaw obsługi nazw domen.

Skrzynka pocztowa w obu usługach wygląda tak samo. Jedyna różnica to możliwość wgrania własnego logo w wypadku Google Apps. Najważniejsza różnica między większością innych serwisów pocztowych, a Gmail to fakt, że nie powinniśmy kasować żadnych wiadomości, a je archiwizować. Dzięki potężnej wyszukiwarce Google odnajdziemy właściwy list nawet po wpisaniu kilku słów z tematu lub treści. Bardzo przydatne w codziennej pracy są różne dodatki, która znajdziemy w zakładce „Ustawienia” (prawy, górny róg ekranu) i następnie „Laboratorium”. Zachęcam do włączenia pierwszych dwóch funkcji.

Kolejne usługi z pakietu Google będę omawiać przy okazji prezentacji kolejnego serwisu Manymoon.com. Tutaj rejestracja jest jeszcze prostsza, gdyż mamy możliwość zalogowania się przy pomocy adresu e-mail i hasła z Gmail’a lub Google Apps. Wystarczy wybrać właściwą opcję w górnej części ekranu.

Manymoon to serwis społecznościowy, służący monitoringowi realizacji projektów. Jest on w dużej części bezpłatny, a ewentualne koszty generują jedynie bardziej zaawansowane opcje (np. śledzenie czasu pracy nad danymi zadaniami).

Po zalogowaniu zauważymy od razu podobieństwo do interfejsu takich serwisów jak Facebook.com czy Twitter.com, czyli najbardziej popularnych platform społecznościowych.

Możemy tutaj dodawać linki do stron i dokumentów w internecie. Umożliwia nam to integracje z pozostałymi omawianymi serwisami. Na prezentowanym slajdzie widać, że po utworzeniu projektu „Uruchomienie lokalnych funduszy stypendialnych” dodawany jest link do mapy myśli z Mindmeister.com. Dodatkowo każdej informacji w Manymoon możemy przypisywać tzw. tagi, czyli etykiety, ułatwiające odszukanie właściwej informacji.

Tak samo dodaje się zadania do wykonania. Dodatkowo wyznaczamy osobę odpowiedzialną za jego zrealizowanie oraz możemy podać datę zakończenia pracy. Do każdego zadania możemy dodać dokument zarówno na etapie zlecenia prac, jak i potwierdzenia ich wykonania.

Tutaj na chwilę wrócimy do serwisów Gmail i Google Apps. W obu mamy pełny pakiet programów biurowych wraz z możliwością przechowywania plików on-line, a więc dostępnych po zalogowaniu z każdego komputera. Do usługi Google Dokumenty, jak nazwa się ta usługa, możemy wgrać już napisane listy, pisma czy przygotowane pliki graficzne lub typu pdf. W ten sposób możemy zbudować sobie archiwum w tzw. chmurze. Jego wielką przewagą nad przechowywaniem plików na twardy dysku jest odporność na uszkodzenia i ewentualną kradzież sprzętu. Po wgraniu pliku do Google Dokumenty, otrzymujemy link, który możemy wykorzystać np. w informacjach w Manymoon.

Manymoon.com to także możliwość zaawansowanego zarządzania organizacją spotkań. Na podobnej zasadzie, jak wcześniej, dodajemy informacje o planowanym spotkaniu. Dzięki integracji Manymoon z Gmail i Google Apps, informacja o spotkaniu, dodana w jednym serwisie pojawia się we wszystkich.

Kalendarz Google to kolejna usługa Gmail i Google Apps (przełączanie między różnymi usługami pakietu odbywa się na pasku w lewej, górnej części ekranu). Dodana informacja o spotkaniu w Manymoon pojawiła się od razu w kalendarzu. Co więcej terminarz ten ma niezwykłą przewagę nad tradycyjnymi. Po kliknięciu na „Ustawienia kalendarza” (prawy, górny róg ekranu) i następnie „Konfiguracja telefonu komórkowego” i wpisaniu danych, będziemy otrzymywać powiadomienia sms-em o nadchodzących wydarzeniach. Usługa jest w pełni bezpłatna.

Wszystkie działania użytkowników Manymoon.com pojawiają się w części „Bulletin”. Jest to spis aktywności o dużej wartości, jeśli chodzi o zarządzanie wiedzą. Wszystkie dane zostają w systemie. Jeśli więc na kolejnym etapie projektu, pojawią się nowi współpracownicy to wystarczy, że zapoznają się z archiwalnymi wpisami, a będą zorientowani w większości działań podjętych w jego ramach. Kluczowym jest tutaj oczywiście odpowiednie opisywanie i komentowanie dodawanych dokumentów czy informacji.

Na etapie realizacji projektu niezwykle pomocne w zarządzaniu wiedzą są formularze. Google Dokumenty oferuje niezwykle proste i intuicyjne narzędzie do ich tworzenia. Dzięki dodawaniu kolejnych pól w kilku rodzajach do elektronicznego druku formularza, możemy w pięć minut stworzyć profesjonalnie wyglądający kwestionariusz.

Wykorzystując link do takiego formularza w zleceniu zadania w Manymoon możemy - tak jak na przykładzie - monitorować stan budżetu projektu. Manymoom umożliwia określanie zadań powtarzalnych np. co miesiąc. Dzięki integracji z Kalendarzem Google nasi współpracownicy będą np. dostawać 14. dnia każdego miesiąca sms-a z przypomnieniem o opisaniu merytorycznym faktur w ramach realizowanego projektu. Wszystko to bezpłatnie.

Opisane portale i usługi to tylko subiektywny wybór i propozycja pewnego modelu zarządzania zadaniami oraz informacjami na etapie przygotowania oraz realizacji projektu. Wdrażane obecnie standardy usług internetowych powinny pozwolić na jeszcze lepszą integracje danych między różnymi serwisami. Najważniejsze to wejść do chmury i szukać rozwiązań najlepszych dla danej grupy i projektu.

Zapraszam na filmik prezentujący opisane w tekśie programy i funkcje:
http://www.youtube.com/watch?v=JL0b1R4hXbQ

Paweł Wyszomirski